よく使用する連絡メールのフォーマットの様式は、雛形として準備しておくことが望ましいでしょう。メールを配信するときは、テンプレートのフォーマットで必要な項目を修正して送信するだけです。急いでいてもフォーマットがあれば、項目の漏れもなく最小限の入力でメールを作成できます。
日時や場所など、メールを配信するときに忘れがちな記述漏れの防止と、入力の手間の削減に役立ちます。

実際に使用された文例の一覧はこちら

緊急時でも、要件を漏れなく素早く配信

緊急時は要件を漏れなく素早く配信する必要があります。
緊急時はテンプレート機能を利用して雛型のフォーマットを呼び出し、必要部分のみを入力・編集して送信するだけで済みます。

テンプレートの例

赤字の部分がテンプレート、黒字が入力した部分です。

■発生日時
？月？日(木)午前？時ころ
■場所
？市 ？？？地区
■概要
午前6時頃黒ヘルメット、黒ずくめの服を着た男が同店に侵入。従業員の左胸を刺し逃走中。？警察署が捜索中。
■対応
生徒には事実を知らせ十分に注意するように指導。本日の下校時刻は15時です。学年PTAがあるため、学年以外の先生で下校指導をします。各家庭でもご注意願います。

大した機能ではないのですが、アルとナイとではぜんぜん違います。
特にメール連絡網の場合、連絡項目のモレがあると問い合わせメールや電話が殺到したりする場合がありますので、テンプレートの内容を事前に十分検討しておく必要があります。