通常は出欠確認などはアンケート機能を利用するのですが、スポーツクラブのような気心の知れた仲間同士では、メール返信で簡単に回答できる返信管理の機能が重宝されているようです。

文例

運営スタッフ会議のお知らせ
運営スタッフ会議開催のお知らせをします。
＊月＊日（水）19:30 　＊＊＊体育館にて。
企画、総務、広報等の役割分担や今後の事業方針等を話し合いたいと思います。

出欠の予定をお知らせください。
方法は、
このメールに対して返信をしてください。
文面は、出席・欠席 の2文字のみとしてください。